Mô hình quản lý thời gian

code4sales intro

Mô hình quản lý thời gian sẽ giúp bạn thành công như thế nào?

Việc thành lập mô hình quản lý thời gian rất đơn giản nhưng hiệu quả, tuy nhiên để thực hiện được đòi hỏi bạn phải thực hiện một cách triệt để và nghiêm túc để đi đến thành công.

Mô hình quản lý thời gian chỉ ra rằng:

  • Mỗi công việc trong danh sách tác vụ của bạn phải được phân cấp.
  • Tuỳ theo tính chất công viêc của bạn mà sự phân cấp này chi tiết tới mức nào.
  • Ví dụ tôi phân chia công việc của tôi thành 4 cấp: A – B – C – D. Trong đó cấp A là quan trọng nhất, tiếp đến là B, C và D.
  • Tôi sẽ không làm D nếu chưa xong C, không là C nếu chưa xong B, không là B nếu chưa xong A
  • A là việc quan trọng nhất và tôi phải là người thực hiện
  • B, C, D là những việc quan trọng thứ cấp và tôi giao cho đội ngũ của tôi thực hiện hoặc đi thuê.

mô hình quản trị thời gian

Tầm quan trọng của việc phân cấp công việc

Khi phân cấp công việc, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về các công việc phải thực hiện, gồm 2 yếu tố: thời gian và mức độ quan trọng. Điều này cực kỳ quan trọng vì nếu phân cấp sai, bạn hao tổn nguồn lực vào việc kém quan trọng hơn và hiển nhiên kết quả sẽ không như mong đợi. Đừng trách người khác, cấp trên, số phận…Chính bạn là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả công việc.

Phải thẳng thắn mà nói rõ rằng, kỹ năng quản trị thời gian đòi hỏi tính kỷ luật hết sức nghiêm ngặt. Điều này dễ gây nản những người kém ý chí. Cho nên tôi khuyên bạn phải thực sự kỷ luật trong việc phân cấp nguồn lực thời gian cho từng hạn mục công việc bởi:

Kỷ luật nặng hàng kg nhưng hối tiếc nặng hàng tấn

Bạn sẽ phân cấp mô hình quản trị thời gian như thế nào để hiệu quả?

Nguyên lý chung:

  • Những công việc cực kỳ quan trọng mang tính chất sống còn với công việc của bạn hoặc tổ chức bạn phải ưu tiên làm trước. Đó là công việc hạng A
  • Bạn phải dành thời gian vàng trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong năm, hoặc trong phiên làm việc của bạn để làm công việc hạng A. Thời gian vàng này là khoảng thời gian năng lượng thể lực và trí lực của bạn tốt nhất .
  • Áp dụng công nghệ để tự động hoá quy trình cho những hạng mục công việc ít quan trọng hơn (thấp hơn A)
  • Kiên quyết bảo vệ lập trường các công việc đã phân vào hạng A và không cho các yếu tố khác như sếp, đồng nghiệp hay chính bạn thay đổi lập trường.

Nếu bạn là nhân viên

Hãy trao đổi thẳng thắn với cấp lãnh đạo để thống nhất quan điểm, lập trường của bạn về các công việc thuộc hạng A để không bị thay đổi trong suốt phiên làm việc của bạn. Bên cạnh đó bạn cũng phải thống nhất với các đồng nghiệp khi làm việc theo nhóm (teamwork) để họ hiểu và hỗ trợ bạn trong việc này.

Nếu bạn là người đứng đầu

Triệt để thực hiện việc phân cấp mô hình quản trị thời gian và kiểm soát mô hình này trong công ty, tổ chức để nhân viên cấp dưới hiểu và thực hiện. Có thể công việc hạng B của bạn là công việc hạng A của nhân viên và vì thế trong toàn công ty phải có sự đồng bộ trong mô hình quản trị thời gian.

Bạn là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành bại của công ty, tổ chức mà trước hết là chịu trách nhiệm cho mô hình quản trị thời gian cho chính mình và cấp dưới.

Nếu nhân sự công ty không đáp ứng được hãy mạnh dạn thay thế hoặc thuê ngoài (outsourcing) cũng như áp dụng triệt để công nghệ cho những hạn mục công việc quá đơn giản mà máy móc hay các phần mềm có thể thay thế được.

Nếu bạn làm việc độc lập một mình

Mặc dù làm việc độc lập thường được hiểu là sẽ không bị ai quấy rầy, không bị phân tâm, sẽ tập trung hơn cho giải quyết công việc. Tuy nhiên,  khi mà bạn bắt đầu làm việc độc lập, bạn sẽ nhận ra rằng thực chất bạn không làm việc một mình và cuộc chiến sẽ không bao giờ xảy ra từ thế giới phía bên ngoài, mà đó là một cuộc chiến từ chính bên trong nội tâm của bạn.

  • Mất đi sự tập trung. Khi ngồi một mình được ba mươi phút có thể khiến bạn bật dậy để lấy một đĩa thức ăn nhẹ. Hoặc là kiểm tra tin tức trên twitter, facebook, email.

Một số kỹ năng quan trọng cần nằm lòng

  1. Có mục tiêu rõ ràng cho từng công việc theo kế hoạch đề ra.
  2. Có phản hồi ngay tức thì về bất kỳ hành động nào của mình trong quá trình làm việc.
  3. Loại bỏ sự mất tập trung ra khỏi ý thức.
  4. Không lo lắng về sự thất bại.
  5. Các hoạt động trở nên chuyên nghiệp hóa hơn.
  6. Ứng xử với các tác động phiền toái từ bên ngoài
  7. Không cầu toàn, cấp nhận sự không hoàn hảo
  8. Khả năng vượt qua cô đơn.
  9. Khả năng biết được thời gian hoàn thành công việc

(sưu tầm từ http://careerfinder.vn/)

Check Also

Khởi nghiệp kinh doanh từ hai bàn tay trắng, phải làm sao?

Khởi nghiệp kinh doanh từ hai bàn tay trắng là xuất phát điểm, là khởi …

Tư duy về đồng tiền của người giàu mà người nghèo không ngờ tới

Vì sao người nghèo luôn chật vật để kiếm tiền còn người giàu có thì …

7 mẹo tâm lý người giàu dùng để làm cho “tiền đẻ ra tiền”, người nghèo lại coi đó như “hòn đá tảng” không thể kiếm tiền

Xây dựng tài sản và làm giàu liên quan đến tâm lý nhiều hơn bạn …

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *